BUSINESS THERAPY PROPONE UN SET DE PREGUNTAS ÚTILES PARA HACER UN BALANCE Y PROYECTAR LA NAVEGACIÓN DEL AÑO QUE COMIENZA.
Los últimos días del año nos encuentran oscilando entre momentos de actividad frenética y otros de profunda reflexión. Los individuos y las organizaciones estamos preseteados para sintonizar el calendario, y en estas fechas es inevitable que hagamos un alto para realizar un proceso de cierre, para evaluar cómo nos fue en el año transcurrido, y otro de apertura para diseñar el año que comienza.
Desde Business Therapy queremos acompañarlos en esta reflexión y brindarles el Mapeo en 6 pasos, una herramienta útil para definir con claridad dónde están parados hoy y cuáles son los pasos estratégicos para navegar hacia los objetivos del 2017.
El mapeo en 6 pasos
Las seis preguntas del mapeo no tienen un orden fijo. Se puede comenzar por cualquiera de ellas:
- CAMBIAR: ¿Qué, de lo que hoy tengo, quiero que sea diferente?
- ELIMINAR: ¿Qué, de lo que hoy sí tengo, no quiero tener más?
- MEJORAR: ¿Qué, de lo que hoy tengo, quiero potenciar?
- CONSERVAR: ¿Qué, de lo que hoy tengo, quiero mantener?
- GENERAR: ¿Qué, de lo que hoy no tengo, quiero tener?
- EVITAR: ¿Qué, de lo que hoy no tengo, no quiero tener?
El relevamiento nos provee un mapa claro de dónde estamos hoy. Qué funciona y qué no. Qué rasgos culturales, maneras de pensar, actitudes, procesos y relaciones están a la altura de lo que necesitamos hoy, y cuáles no, y están frenando el proceso de cambio.
Cinco de las seis preguntas del mapeo están vinculadas al cambio. A partir de un relevamiento preciso del presente, nos estimulan a pensar qué cosas necesitamos y/o deseamos transformar, eliminar, mejorar, generar o evitar para corregir y potenciar nuestro desempeño en el presente: ¿Qué objetivos se cumplieron y cuáles no? ¿Siguen vigentes? ¿Qué tendríamos que hacer distinto para lograrlos?
Las mismas preguntas sirven para pensar el futuro y prepararnos para lo que prevemos que puede ocurrir: ¿Qué cosas se van a mantener? ¿Qué va a ser diferente? ¿Qué necesitamos hacer desde hoy para estar listos cuando lleguen esos desafíos?
Paradójicamente, las preguntas sobre el futuro devuelven necesariamente nuestra mirada hacia el presente: Lo que estoy haciendo hoy, ¿me lleva a ese lugar al que quiero ir? Las respuestas pueden advertirnos de los riesgos de la inercia y, también, de la dirección de las acciones, porque es posible que hayamos estado muy ocupados subiendo con urgencia los peldaños del cambio sin darnos cuenta, como decía Peter Senge, de que teníamos la escalera apoyada en la pared incorrecta. Por eso: Lo que estoy haciendo hoy, ¿me lleva a dónde quiero ir o me está conduciendo a un lugar completamente distinto?
La sexta pregunta, ¿Qué quiero conservar?, parece contradictoria cuando estamos hablando de prepararnos para los cambios. Sin embargo, es fundamental que nos cuestionemos cuáles son los valores que hacen a la identidad de la organización y cuáles son las actitudes, políticas y procedimientos que fueron exitosos en el pasado y merecen ser preservados a través de los cambios. Si perdemos el foco sobre lo que es importante conservar es altamente probable que generemos resistencia en las personas que tienen que llevar a cabo la transformación. Por el contrario, estar atento a esos factores, no descuidarlos en el vértigo del cambio, nos va a permitir planificar las estrategias para protegerlos.
Para ilustrar el proceso, transcribimos algunos ejemplos tomados de nuestros clientes.
CAMBIAR
¿Qué, de lo que hoy tengo, quiero que sea diferente? ¿Qué cosas, que hoy no funcionan, necesito cambiar? ¿Qué cosas, que hoy funcionan, van a ser diferentes en el futuro?
- Hoy el área que lidero está sobrecargada de proyectos y tarda en responder a los pedidos a los demás sectores. No decimos que no a nada de lo que nos piden. Necesitamos definir las prioridades para ser más efectivos.
- Hoy trabajo de bombero, reaccionando a los problemas. Quiero tener tiempo para pensar y planificar.
- Hoy, Recursos Humanos no da abasto para proveerme de personal con la calidad y la velocidad que necesito. Quiero tercerizar la búsqueda y reclutamiento a consultoras externas.
ELIMINAR:
¿Qué, de lo que hoy tengo, no quiero tener más? ¿Cuáles son los impedimentos y las resistencias que hoy dificultan o me impiden llegar a cumplir los objetivos? ¿Son hábitos disfuncionales? ¿Procesos ineficientes que producen demoras o errores? ¿Es alguna persona? ¿Es un conflicto entre áreas?
- Quiero desactivar los rumores que corren sobre futuras desvinculaciones en la empresa porque generan mucha incertidumbre y alteran el clima.
- Hoy hay una persona que no trabaja bien y tiene malos modos, no la quiero más en mi equipo.
- Necesito soltar algunas cosas. No puedo hacer todo.
MEJORAR:
¿Qué, de lo que hoy tengo, quiero potenciar? ¿Qué habilidades quiero desarrollar y quiero que desarrolle mi equipo? ¿Qué conductas quiero consolidar y transformar en hábitos? ¿A qué persona de mi equipo quiero empoderar? ¿Qué valores quiero reforzar? ¿A quién o quiénes necesito motivar? ¿Qué vínculos quiero reforzar?
- Hoy trabajamos como islas. Cada persona es buena en lo suyo, pero necesito que rememos todos juntos.
- Tenemos que entender mejor a los clientes.
- Quiero ser más visible, “venderme” mejor y “vender” mejor mis proyectos.
CONSERVAR:
¿Qué, de lo que hoy tengo, quiero mantener? ¿Cómo puedo garantizar el mantenimiento de lo que hoy funciona bien? ¿Cuáles son las personas talentosas que quiero retener? ¿Cuáles son los valores que tengo que cuidar? ¿Cómo vamos a mantener la identidad de la empresa a través de los cambios? ¿Cómo mantener el buen clima con tantos cambios? ¿Le estoy poniendo suficiente atención a lo que no quiero que se pierda? ¿Cómo puedo hacer para proteger lo que es importante conservar? ¿Qué estrategias necesito desarrollar?
- Hoy mi equipo funciona bien. Todos están motivados y se trabaja con buen clima. Quiero mantener este grupo unido en la nueva estructura de la organización.
- Deseo trabajar algunos días desde mi casa y seguir teniendo horarios flexibles.
- Quiero que todos estemos atentos a cuidar el buen vínculo que logramos construir con los accionistas de la empresa.
GENERAR:
¿Qué, de lo que hoy no tengo, quiero tener? ¿Qué hábitos quiero establecer? ¿Qué nuevos procesos? ¿Qué nueva estructura? ¿Qué tipo de equipo? ¿Qué relaciones con otras áreas, con los clientes, los proveedores y otros stakeholders? ¿Qué capacitaciones necesito, y necesita mi gente, para estar preparados para el futuro?
- Hoy tengo a mi cargo dieciséis personas. Necesito crear dos o tres mandos medios.
- Para el próximo proyecto quiero crear un equipo interdisciplinario con gente de otras dos áreas.
- Quiero que generemos programas con la comunidad.
EVITAR:
¿Qué, de lo que hoy no tengo, no quiero tener? ¿Qué conflictos quiero evitar? ¿Cómo hago para evitar las quejas? ¿Cómo puedo prevenir los problemas en el futuro? ¿Qué barreras necesito desarrollar? ¿Cómo nos tenemos que preparar desde hoy para que el crecimiento no sea traumático y no afecte el buen clima?
- Hoy no hay conflictos entre las personas de mi equipo, y quiero evitar que surjan si seguimos creciendo a este ritmo.
- Hoy no hay quejas de los usuarios, y estoy atento para que no haya motivos.
- No quiero que el proyecto de mejora continua que se está haciendo en la empresa sobrecargue a mi gente de trabajo.
El Mapeo en 6 pasos es una herramienta dinámica y flexible que nos invita a monitorear periódicamente las condiciones del presente, a replantearnos las preguntas y adaptar el rumbo al ritmo de los cambios de contexto. Es un modelo en sí mismo que puede aplicarse a una variedad de objetivos, ya se trate de nuestro propio desarrollo y el de nuestra gente o de la implementación de procesos de cambio de cualquier envergadura, desde las pequeñas acciones a los grandes proyectos de mejora e innovación.
La reflexión sobre qué necesita ser transformado y qué es importante cuidar a través del cambio es una de las habilidades más críticas de un líder. Nos predispone a mirarnos a nosotros mismos y al entorno con una saludable insatisfacción que nos saca de la complacencia y orienta nuestras acciones hacia nuevas maneras de pensar y actuar. Es particularmente relevante en estos tiempos en que la incertidumbre del contexto hace prever que muchos de los logros, las estrategias, los conocimientos y las destrezas que dominamos tienen una fecha de vencimiento más o menos cercana y no lograrán sobrevivir si no se sintonizan con la velocidad del cambio.
Esperamos que esta herramienta les sea útil y que la compartan con sus equipos para organizar un buen cierre del año que termina y diseñar los pasos para alcanzar los objetivos para el que ya está por comenzar.
Andrea Churba. Business Therapy www.businesstherapy.com.ar
